Gerir o tempo é saber usá-lo para realizar o que você considera prioridade, aumentando sua produtividade e melhorando os resultados. Foram descritas algumas “Leis sobre gestão de tempo” que, apesar de óbvias, muitas vezes não percebemos e existem alguns mitos sobre o uso do tempo que nos colocam em algumas armadilhas:
- Lei de Parkinson
Essa lei diz que devemos pensar em função do tempo necessário e não em função do tempo disponível. Não devemos criar um viés de julgamento decorrente do tempo disponível - por exemplo, laudando um exame em 5 minutos por só termos 5 minutos ou por acharmos que determinado exame não pode levar mais que um determinado tempo pré-estabelecido de forma subjetiva e fora da realidade. Cada exame individualmente tem o seu próprio tempo, que é imprevisível.
- Lei das Sequências Homogêneas de Trabalho
Essa lei diz que todo trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais tempo do que se for executado de modo contínuo. Portanto, devemos nos policiar para não interromper nossos colegas desnecessariamente, assim como também não interromper a nós mesmos. Uma causa controlável de interrupção são as mídias sociais, apontadas em alguns estudos como responsáveis por reduzir em até 25% do tempo produtivo das pessoas. Devemos checar as mídias sociais a intervalos regulares e sempre nos perguntar se aquela informação postada é relevante e se toda postagem precisa realmente de resposta, principalmente em grupos.
- Lei da dimensão subjetiva do tempo
O tempo tem uma dimensão objetiva e outra dimensão subjetiva que é em função do interesse exercido pela atividade. É a dimensão subjetiva que nos dá a impressão do tempo passar mais rápido quando estamos fazendo uma atividade prazerosa e mais demorado nas situações desagradáveis. Da mesma forma, quando damos importância e nos interessamos por um caso tendemos a gastar mais tempo na confecção do laudo e demoramos menos quando estamos realizando uma atividade de forma mecânica e desinteressada.
- Lei da contraprodutividade
Depois de certo tempo a produtividade do tempo investido decresce. Ou seja, devemos saber a hora de parar.
- Identificação dos “desperdiçadores de tempo”
Os desperdiçadores de tempo podem ser internos (gerados por nós mesmos) ou externos (gerados pelo ambiente). Os autogerados mais comuns são a desorganização, o perfeccionismo exagerado, conversas demoradas e a cobrança interna por rapidez que faz com que tenhamos que voltar diversas vezes a um exame para acrescentar ou corrigir alguma coisa no laudo. Os ambientais são relacionados aos sistemas operacionais e as interrupções. Identificar os “desperdiçadores de tempo” permite que ajustemos nosso comportamento e que sejam propostas melhorias no ambiente de trabalho.
- O mito “Trabalha melhor quem está sob pressão”
Confeccionar um laudo requer tranquilidade, concentração, foco, conhecimento e raciocínio, fatores que são prejudicados pela pressão. Ficar checando e se perguntando e a cada minuto “quantos exames eu já laudei”, “quanto falta para o final do turno”, “será que vou conseguir a produção almejada?”, etc., contribuem para reduzir a produção em vez de aumentá-la. Não devemos confundir a rotina de no início do turno determinar o que será feito e conferir o que foi produzido em intervalos regulares com a ansiedade de checar a mesma coisa diversas vezes inutilmente (alternando entre o que tem que ser feito, o que já foi feito, o que falta fazer, o que ainda não foi feito, o que parece que não vai poder ser feito...) - consome tempo, gera estresse e tira a concentração. Crie uma rotina, siga-a com tranquilidade e no final do dia terá a impressão que fez mais do que parecia que iria fazer por não ter perdido tempo.
- Eleger nosso “horário nobre”
Todos nós somos mais produtivos em determinados horários e funcionamos pior em outros. Por exemplo, alguns produzem melhor no início da manhã, quando o ambiente é mais tranquilo, enquanto outros precisam de um tempo até a mente estar mais alerta. Devemos reservar nossos horários de pior funcionamento para checarmos as mensagens, responder e-mails simples, tomar um café e deixar nossos momentos de maior energia e foco para produzirmos melhor e com maior rapidez. Muitas vezes fazemos o inverso – desperdiçamos os melhores momentos com atividades que apenas geram interrupções e poderiam ser realizadas em outros horários e nos forçamos a produzir em momentos de baixa concentração, o que não só faz com que a atividade seja mais demorada como induz a erros em que perderemos ainda mais tempo tentando consertar depois.
- Ser eficaz x ser eficiente
Ser eficaz é conseguir os resultados pretendidos num determinado tempo. Ser eficiente é conseguir os resultados com a máxima qualidade, com o mínimo de energia e com uma duração ótima. Sendo que duração ótima não quer dizer duração mínima e sim a duração necessária para que se consiga a máxima qualidade.
A gestão do tempo no trabalho não só nos ajuda a chegar a melhores resultados, mas também melhora nossa qualidade de vida e nossa relação interpessoal com os demais radiologistas, médicos assistentes e colaboradores.
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