Quem é multitarefas - quase todo mundo hoje em dia, ainda mais quem trabalha com saúde, que se divide entre trabalho, família, amigos, estudo e ensino, e agora também com as mídias sociais, sabe a importância de administrar o tempo.
É senso comum que, com uma rotina desorganizada e instável, é difícil equilibrar gestão do tempo com produtividade, eficiência e satisfação pessoal. O problema é que muitos não sabem como administrar o tempo de forma eficiente.
Gestão do tempo e produtividade são conceitos interdependentes que têm relação com a organização e o planejamento das demandas diárias, com o objetivo de otimizar o tempo de forma eficiente e, consequentemente, melhorar a performance e os resultados. Muitos equilibram a rotina de trabalho e estudos numa corda bamba, que pode se romper a qualquer momento pelo estresse, cansaço, sobrecarga ou desmotivação.
E, uma das dificuldades, é que cada pessoa funciona de um jeito. Por isso, não existe fórmula mágica e não adianta imitar ninguém, é preciso analisar suas necessidades e o que funciona melhor para você. Mas, existem alguns conceitos e consensos que podem te ajudar a se organizar melhor e que funcionam em cascata de forma sinérgica:
1 - Estabeleça prioridades
Parece óbvio, mas nem sempre discriminamos nossas tarefas de forma prioritária. Com a grande oferta de conteúdo e oportunidades (que todos fazem parecer que são únicas e imperdíveis, usando o gatilho mental da escassez – “você tem que se inscrever agora”, “não vai ficar gravado”, “é só até amanhã”), somos induzidos a consumir coisas que não precisamos no momento, o que acaba roubando o tempo de outra coisa mais importante.
Por exemplo, se sua prioridade agora é aprender ressonância magnética de corpo inteiro, desapegue de assistir aulas sobre outros assuntos por um tempo. Se for escrever uma tese, terminar um trabalho científico ou preparar uma aula, não aceite convites para outras coisas até ter finalizado o que você já começou.
2 - Crie metas
Agora que já sabe a prioridade, faça um checklist do que você precisa fazer de forma realista! Não adianta estabelecer vários objetivos diferentes que você não conseguirá cumprir, o que só trará frustrações. E, para isso, devemos ter em mente claramente nossos propósitos, objetivos e metas, que estão interligados, mas não são a mesma coisa.
Esse tópico foi abordado em mais detalhes no texto “Excelência”, mas resumidamente seria:
Propósito é o que orienta nossa trajetória existencial, está ligado à nossa identidade, talentos, crenças e valores. O propósito pode ser usar minhas habilidades para me tornar um profissional excelente.
Objetivo é onde você quer chegar para que consiga atingir o seu propósito. Pode ser fazer uma pós-graduação ou um MBA.
A meta é o que nos faz sair do lugar para atingirmos o objetivo e atender ao propósito, é o caminho que você deve percorrer de forma racional, com prazos estipulados e disciplina para chegar ao seu objetivo. Pode ser assumir um plantão para ter dinheiro para pagar a pós-graduação e deixar de assistir seriados de segunda a sexta para ter tempo de estudar, por exemplo.
3 - Separar horários específicos para cada meta
Se você tiver horários específicos para as coisas mais importantes, fica mais fácil conseguir achar um tempo para a sua prioridade em um horário mais conveniente. Por exemplo, sua prioridade agora é finalizar uma monografia. Se você tiver determinado os horários de trabalho, da atividade física e de buscar filhos na escola, vai conseguir enxergar com mais clareza algumas brechas, que pode ser de manhã bem cedo “x” vezes na semana, após as crianças dormirem e/ou em determinado horário nos fins de semana. Se esse horário se tornar “o horário da monografia” e apenas dela, fica mais fácil encontrar tempo e conseguir fazer os próximos itens da lista:
4 - Concentre-se apenas no que está fazendo agora
Não tem nada mais contraproducente do que se sentar para escrever a tal monografia e lembrar que tem que responder e-mails e resolver responder logo para ficar livre. Aí, enquanto responde, lembra que tem que marcar o dentista e pega o celular “rapidinho”, onde tem um monte de mensagens e quando você se dá conta, já está há mais de uma hora no telefone e não escreveu a monografia, não respondeu todos os e-mails e ainda não conseguiu marcar o dentista porque quando finalmente parou de ver as mensagens o expediente do consultório encerrou...
Comece e termine uma tarefa e só depois vá para outra. Se aquele momento é para escrever a monografia por “x” horas, não faça e nem pense em outra coisa dentro desse período. Da mesma forma, quando estiver fazendo outra coisa, não pense na monografia!
5 - Não caia na armadilha dos “5 minutinhos”
Nós todos sabemos que a ideia de são só “5 minutinhos” é um mito. Ninguém consegue assistir Netflix, conversar com um amigo ou ficar no celular só “5 minutinhos”. Esses minutinhos têm uma capacidade absurda de se transformarem em horas! Então, pare de se enganar e repita sempre como um mantra - “quando terminar (o que me propus a fazer) eu faço o que iria fazer em “5 minutinhos”.
6 - Não transforme as tarefas em maratona
Embora as pessoas sejam diferentes, estudos que afirmam que 90 minutos é o tempo médio que o cérebro consegue se concentrar bem em uma tarefa. Então, não adianta se forçar a separar 3 horas seguidas para escrever a monografia. Respeita o tempo máximo que você consegue ficar em uma tarefa de boa. Para uns, pode funcionar bem encarar logo 3 horas e ficar satisfeito que deu uma boa adiantada, partindo pra outra sem cansaço e com a alegria do dever cumprido. Já para outros pode ser torturante ficar 3 horas seguidas escrevendo, sendo melhor separar 1 hora de manhã cedinho antes do trabalho, depois voltar a escrever por 1 hora no final da tarde, ir para a academia e escrever mais 1 hora depois do jantar.
Se você gostou desse assunto, aproveita para ler também o texto sobre “O que é gestão de tempo”😉.
“Não tenho tempo para me abater. Tenho torneios para vencer e pessoas para inspirar. É para isso que estou aqui.”
Serena Williams
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